Дорогие друзья, всем доброго дня!
Как умею, расскажу о тренинге, который организовал учебный комитет для координаторов! Буду использовать материал, которым поделились со мной координаторы! Прошу тех, кто участвовал, дополнять и исправлять, потому что точно не смогу рассказать полно!Та часть тренинга, на которой я успела поприсутствовать, оказалась чуть ли не самой важной (на мой взгляд, конечно))))
Координаторам совместно с тренером удалось установить основные причины, по которым возникает цейтнот (в шахматах – это недостаток времени для обдумывания ходов). В жизни - это аврал или ситуация, когда все и сразу. Итак, причины:
- отсутствие цели (речь идет о том, что часто мы затрачиваем слишком много времени на установление реальной проблемы, отвлекаясь на кучу неважных или не столь важных моментов. Результат: временные затраты максимальны – польза минимальна).
- отсутствие планирования (соблазнительно схватиться сразу за решение и начать действовать, правда??? Вот она – вторая глобальная ошибка! Лучше все сначала обдумать. Понять, хватает ли информации, оценить ресурсы, продумать пути решения проблемы и выбрать, наконец, оптимальный способ, учитывающий все эти факторы).
Причина, по которой зачастую планирование отсутствует – «кажущаяся срочность». Я употребляю термин «кажущаяся», потому что в конечном итоге мы поймем, что все было бы сделано быстрее, если бы на планирование было затрачено соответствующее количество времени.
- неграмотная расстановка приоритетов (насколько я поняла, бороться с этим нужно так: немного абстрагироваться от поставленных задач и взглянуть на них под другим углом, т.е. оценить, проблему какого масштаба решит каждая конкретная задача. Так вы сумеете оценить, что более важно! Конечно, часто возникают ситуации, когда важно все, но чем-то пожертвовать придется. Вы не сможете разорваться и это надо понимать и принимать).
- плохое планирование самой реализации (важно не только спланировать, что делать, но и само техническое исполнение тоже нужно организовать! Всегда доводите задачу до ее логического завершения, иначе потом вам придется огромное количество времени потратить на то, чтобы окончательно все доделать да и еще и перепроверить).
- неумение сказать "нет" (ужасная проблема многих людей! В том, чтобы сказать «НЕТ» ничего ужасного тоже нет))))))))))))) Это приходиться делать нечасто, но иногда люди действительно просят о невозможном (я имею ввиду, невозможном для нашей службы. И в таких случаях не нужно бояться или стесняться сразу объяснить человеку, что эту помощь мы оказать не сможем. Опять же, это экономия времени и не только вашего, но и времени того человека, который с просьбой обратился).
- снижение мотивации + накопившаяся усталость (!!!Признаки выгорания!!! Осторожней! От этого никто не застрахован, к сожалению. Но нужно быть к этому готовым, тогда выгорание не застанет вас врасплох. К тому же есть несколько признаков, по которым можно определить, что выгорание подкралось вплотную. Напишу их отдельным сообщением, чтобы не смешивалось).
- недоверие к другим (как часто нам кажется, что лучше все сделать самому, потому что объяснять слишком долго или слишком сложно, да и вообще, кто еще может так чудесно во всем разбираться и так хорошо все устроить??? И как следствие такого отношения к делу – усталость и чувство, что все делаете только вы и доверить никому ничего нельзя. Поэтому такой подход нужно менять как можно быстрее).
- работа НЕ на опережение (речь идет о том, что редко мы находим в себе силы сделать что-то не срочное, чтобы в будущем это облегчило нашу задачу или сэкономило время. Это может оказаться очень полезным).
- отсутствие анализа (как часто мы спрашиваем себя, почему мы не получили желаемый результат? Анализировать следует ситуацию в целом: по каким причинам не получилось? Что можно было бы изменить, чтобы все удалось? Все ли факторы и ресурсы были учтены? Имело ли место планирование? На каком этапе произошел сбой? Можно ли было его предотвратить? И т.д.).
Отдельно хочу заострить внимание на технике распределения задач по приоритетности и срочности, которая стала открытием для всех: «Крест Эйзенхауэра».
Первое правило, которое следует запомнить: СРОЧНО НЕ ЗНАЧИТ ВАЖНО и наоборот!
Выглядит это вот так:
__________.bmp 1.38МБ
380 скачиваний1) Дела категории «САМ» (то, что нельзя переключить на кого-то и обязательно делать самому)
2) Дела категории «ЗАМ» (то, что важно, но не столь срочно и есть время кого-то попросить сделать это за вас, затем проконтролировать)
3) Дела категории «СЕКРЕТАРЬ» (срочные, но не очень важные. Можно перепоручит и не следить за исполнением)
4) Дела категории «КОРЗИНА» (сюда можно складировать не срочные и не важные дела, но время от времени «корзину» надо разгребать)
Это блестящая техника способна сэкономить массу времени! Все координаторы решили применять ее непременно!
Один очень важный совет от тренера:
«Если в вашей работе часто возникают экстренные задачи, требующие незамедлительного решения, никогда не планируйте свой рабочий день на 100 %. Лучше планировать 50 % рабочего времени, а остальные 50 % закладывать на решение внезапно-возникающих задач».
Это все, что обсуждалось во время моего присутствия, поэтому дополняйте, пожалуйста!
Для меня эта информация просто бесценна.
Спасибо ОГРОМНОЕ организаторам тренинга: Гарбузовой Нине и Тренеру Ирине!
